Discovery session jako przewaga konkurencyjna

Rynek IT w Polsce jest obecnie wart ponad 6 mld dolarów i rośnie ok. 6% rocznie. Taki wzrost niesie ze sobą znaczną konkurencyjność branży więc o sukcesie poszczególnych firm decyduje w większości umiejętność znalezienia odpowiednich przewag biznesowych. W tym tekście postaram się przedstawić jedną z metod osiągnięcia takiej przewagi – jest nią narzędzie warsztatowe, znane jako discovery session.

Komu to potrzebne? 

Przede wszystkim warto odpowiedzieć sobie na pytanie, kto jest głównym beneficjentem takiego podejścia. Otóż, końcowym, na pewno użytkownik, ponieważ analityczne i krytyczne podejście do założeń i modeli biznesowych inwestora ma większą szansę przełożyć się na korzyści dla docelowego konsumenta. Lecz takie podejście wnosi dodatkowe korzyści dla inwestora oraz dostawcy, czyli w tym przypadku software house’u. Możliwość zweryfikowania pierwszych założeń i koncepcji biznesowych, jeszcze przed rozpoczęciem realizacji projektu, a także poznanie perspektywy potencjalnego klienta z jednej strony daje szansę na zmianę podejścia do inwestycji odpowiednio wcześniej, a z drugiej wybranemu dostawcy (lub temu, który dopiero stara się o pozyskanie kontraktu) pozwala wykreować wizerunek odpowiedzialnego i kreatywnego partnera biznesowego. 

Podobną rolę na początku każdego większego projektu pełnią eksperci BI po stronie dostawcy, ale ich perspektywa jest nieco inna – mają oni za zadanie przełożyć wymagania biznesowe klienta na konkretne funkcjonalności możliwe do zrealizowania w wybranej technologii. Zadaniem projektantów UX, realizujących warsztat discovery session, jest z kolei szersze spojrzenie na cały kontekst użycia aplikacji i możliwości, jakie będzie ofiarowywać końcowemu użytkownikowi. 

Od czego zacząć? 

Discovery session ma na celu kilka zadań, ale z głównych warto przede wszystkim wymienić:

• Wyrównanie poziomu wiedzy z klientem – ponad 10 lat doświadczenia we współpracy z klientami pokazuje, że jest to kluczowe, by osiągnąć później zamierzone rezultaty, a także, by Klient przez cały proces realizacji projektu czuł, że wszyscy podążają w tym samym kierunku; innymi słowy, ten etap eliminuje wszelkie niedomówienia na starcie. Dodatkowo, taka sesja na początku projektu pozwala na poznanie wszystkich ograniczeń projektu po stronie inwestora, które inaczej mogłyby nie zostać wyartykułowane przed rozpoczęciem projektu. 
• Doprecyzowanie definicji grupy docelowej – bez względu na to, czy nowy projekt jest innowacyjnym start upem (choć w tym przypadku ten etap to istny must have) czy też projekt dotyczy redesignu obecnej usługi. 
• Weryfikacja założeń biznesowych i funkcjonalnych w kontekście odpowiedzi na rzeczywiste potrzeby użytkownika – biznes odpowiadający na realne oczekiwania swojej grupy docelowej ma niepomiernie większe szanse powodzenia i dlatego tak istotnym jest, by na samym początku zdecydować, które założenia są potencjalnie pożądane, a które mogą wypływać z błędów poznawczych inwestora
• Zarządzanie ryzykiem – na papierze większość pomysłów wydaje się sensowna a w exelu wszystkie kwoty sumują się oczywiście in plus , lecz dopiero zderzenie ich ze stanem faktycznym konkurencji, potrzeb konsumentów i obecnej sytuacji na rynku daje wiedzę i możliwość podjęcia racjonalnych decyzji biznesowych. Na etapie discovery session można wspólnie z klientem ustalić, m.in. zakres bezpiecznego MVP, który z jednej strony będzie realizować kluczowe założenia biznesowe, a z drugiej będzie pełnić rolę swoistego papierka lakmusowego, determinującego słuszność podjętych założeń i planów biznesowych. 

Istnieje jeszcze jeden cel, o którym czasami zapomina się w kontekście poszukiwania powodów do realizacji warsztatu discovery i jego benefitów. Jest nim, bez wątpienia, chęć zweryfikowania, czy wszystkie osoby w organizacji klienta zaangażowane w projekt postrzegają go w ten sam sposób. Niekiedy zdarza się, że warsztat discovery jest pierwszym miejscem i okazją do wzbudzenia ożywionej dyskusji w zespole po stronie klienta, która niekiedy może wywrócić wszystkie pierwotne założenia. 

Osiągnięcie wyżej wymienionych celów jest możliwe w przypadku odpowiedniego przygotowania do takiego warsztatu, który wymaga również udziału odpowiednich osób ze strony inwestora. Do takiego grona najczęściej zaliczamy: 

• Product ownera – może to być dedykowana rola lub właściciel biznesu; ważne, by oddelegowana osoba miała kompleksową wiedzę o biznesie i jego celach, a także była umocowana do podejmowania strategicznych decyzji 
• Przedstawiciela marketingu – taka osoba będzie mogła rozmawiać o projekcie z punktu widzenia długofalowych planów działań i celów biznesowych w kontekście wyróżników na rynku oraz komunikacji marki
• Specjalistę dziedzinowego – gdy projekt po stronie inwestora jest złożony i implikuje specjalistyczne rozwiązania, istotną rolą na warsztacie discovery jest osoba, mająca odpowiedzi związane ze specjalizacją projektu
• Przyszli operatorzy systemu – gdy projektowane rozwiązanie będzie po stronie inwestora zarządzane przez dedykowane osoby, warto również wysłuchać ich zdania, ponieważ dobrze zaprojektowany system pozwoli na zwiększenie efektywności wskazanych osób. W przeciwnym przypadku, realizacja powtarzalnych zadań w nie intuicyjnym dla nich systemie może wiązać się ze stratą finansową. 

Protip: dobrym uzupełnieniem warsztatu discovery jest włączenie elementów warsztatu technologicznego, pozwalające, np. na omówienie projektu z dostawcami inwestora typu third-parties; pozwala na to zidentyfikowanie i wyeliminowanie potencjalnych problemów integracji, wyboru i doprecyzowania najlepszej, z punktu widzenia celów, technologii. 

Jak najlepiej? 

Jeszcze przed czasami pandemii warsztaty discovery były realizowane zazwyczaj w siedzibach klientów (dla ich wygody) lub w siedzibie dostawcy, bo czasami klient woli zakontraktować czas całego zespołu tylko na warsztat, bez żadnych dystraktorów w postaci bieżącej pracy. 

Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by takie warsztaty realizować w formie zdalnej, co w obecnym czasie jest zazwyczaj jedyną właściwą formą. Warsztaty przeprowadzić można z użyciem dedykowanych narzędzi (Mural, Miro) lub wykorzystując ogólnodostępne komunikatory, jak Zoom, Hangouts, Skype. Należy jednak pamiętać, że przeprowadzenie warsztatów w sposób zdalny różni się od realizacji face-to-face. Oto różnice, o których warto pamiętać:

• Spotkania online powinny być znacznie krótsze niż te prowadzone bezpośrednio – nawet cały dzień roboczy sprawdzi się w przypadku spotkania z klientem na żywo, ale 4h to raczej górna granica dla większości klientów w przypadku warsztatu zdalnego
• Potencjalny brak możliwości obserwowania zachowania i postawy klienta w trakcie warsztatu powoduje, że agenda spotkania i zestawy ćwiczeń powinny być bardzo dokładnie przemyślane i zaplanowane, ponieważ w takiej wersji warsztatu jest niezwykle mało miejsca i czas na improwizację. 

Niezależnie od formy spotkania warsztatowego warto pamiętać, by zespół po stronie klienta nie liczył więcej, niż 5 osób. W przeciwnym przypadku znacznie trudniej będzie zarządzać dyskusją i pracami zespołu, a wydłużone, wielowątkowe dyskusje klienta mogą uniemożliwiać uzyskanie jednoznacznego konsensusu. 

Kiedy warto? 

Jak zostało wspomniane powyżej, warsztat discovery powinien odbyć się jeszcze przed przystąpieniem do realizacji projektu, bo stanowi on swoisty fundament ustaleń, wg których zespoły klienta i dostawcy będą ze sobą współpracować. Praktyka pokazuje, że tego typu warsztaty świetnie sprawdzają się jako rozpoczęcie oficjalnej współpracy, ale z powodzeniem można je wykorzystywać jako przewagę konkurencyjną, gdy inwestorzy nie są jeszcze zdecydowani na konkretnego dostawcę. Oferowanie warsztatu discovery (prawie nigdy nie powinno być usługą realizowaną za darmo) przed rozpoczęciem współpracy z inwestorem daje również okazję do poznania 3 kluczowych aspektów potencjalnego projektu: 

• Na jakiej pozycji znajduje się oferta danego dostawcy – jeśli klient nie jest skłonny wydać 5%-10% planowanego budżetu, by rozpoznać możliwości i ryzyka realizacji projektu, to taki dostawca nie jest, zazwyczaj, poważnie brany pod uwagę
• Budżet inwestora – analogiczna sytuacja, z tą różnicą, że tym razem sprawdzamy, na ile poważnie klient myśli o samym projekcie
• Przygotowanie merytoryczne – tutaj dzięki takiemu podejściu możemy sprawdzić, na ile klient przygotowany jest merytorycznie do uruchomienia projektu w ogóle. Niechęć do uczestniczenia w takim warsztacie z powodów braku wystarczającego poziomu wiedzy w organizacji daje, w teorii 2 możliwości – odłożenie potencjalnej współpracy do momentu, gdy klient zgromadzi potrzebną wiedzę (nie ma wielu gorszych scenariuszy, niż ten, w którym klient chce, ale nie wie czego) lub rozbudowanie takiego warsztatu i poukładanie razem z klientem podwalin dla projektu. Z mojej perspektywy druga opcja jest wysoce czasochłonna i przez to nieefektywna finansowo, ponieważ dostawca prawie nigdy nie będzie wiedział o biznesie klienta tyle, co on sam, ergo nie będzie mógł być równym partnerem (wyjątek tutaj stanowią czasami start upy). 

Poza właściwościami warsztatu wymienionymi powyżej trudną do przeszacowania jest również korzyść płynąca bezpośrednio z oferowania takiego podejścia projektowego – dostawca, który wie, że musi dowiedzieć się więcej jest zazwyczaj dużo bardziej ceniony przez inwestora, niż ten, który raczej na ślepo estymuje i zakłada. 

Czy warto? 

Zdecydowanie warto, a nawet należy. 

Podsumowując wszystkie aspekty realizacji warsztatów discovery możemy je podzielić na … grupy w zależności od perspektywy – klienta i dostawcy: 

1. Perspektywa klienta

• Możliwość doprecyzowania założeń biznesowych w przeniesieniu na kontekst użytkownika – niektóre pomysły wyglądają dobrze jedynie na papierze i warto, by ktoś z zewnątrz dokonał ich falsyfikacji 
• Zderzenie wiedzy zespołu inwestora z wiedzą ekspercką i dziedzinową – wypadkowa tych dwóch obszarów potrafi zaoszczędzić mnóstwo czasu, pieniędzy, a zapewne uratowała niejeden biznes od chybionych inwestycji 
• Hierarchizacja i uporządkowanie działań ze względu na dostępny budżet i harmonogram działań
• Poznanie zaplecza i zespołu dostawcy, przyspieszenia wdrożenia metodologii współpracy i zasad komunikacji 

1. Perspektywa dostawcy

• Lepsze poznanie biznesu klienta i jego możliwości (oraz zagrożeń)
• Wyartykułowanie odpowiednio wcześniej zagrożeń w projekcie i zarządzanie ryzykiem 
• Wypracowanie kompromisu w koniecznych obszarach (na linii budżet-timeline)
• Możliwość wytypowania potencjalnych dywersantów w projekcie
• Nawiązanie głębszych relacji z klientem i ustandaryzowanie zasad współpracy z klientem

Słowem podsumowania należy wspomnieć, że warsztaty discovery to wszechstronne narzędzie, którego rola nie ogranicza się jedynie do ustalania zakresu projektu, a ma również zastosowanie jako  środek do nawiązywania głębokich relacji biznesowych oraz pomaga w zarządzaniu ryzykiem projektowym. 

Co więcej, przekonanie klienta o wartości dodanej realizacji takiego warsztatu pokazuje nie tylko profesjonalizm dostawcy, ale również jego zaangażowanie, co przekłada się in plus i może stanowić dodatkowe “punkty” przy finalnym wyborze danego software house’u.